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【誤出荷&事故】 財閥倉庫流・経緯報告書の書き方

財閥倉庫に勤める現場社員です。今回は誤出荷を起こしてしまった際の報告書の書き方についてレクチャーしていこうと思います。

私も年に何枚書いたかわからないほどの報告書を書いてきました。。。 なぜ作業員のミスの為に時間をかけて報告書を書き、荷主に謝りにいかなければならないのか・・・もう辞めたい・・・、そう何度も思いました。 その中で磨き上げられた技術を紹介していきます。 この方法をマスターすることで、下記のようなメリットを得られます。

  • 報告書に必要なポイントが掴める。
  • 報告書を早く書けるようになる。
  • 事故説明を分かりやすく荷主に伝えられるようになる。

① 報告書に必要な項目

必要な項目は下記です。

  1. 概要    発生日時、場所、商品、作業内容など
  2. 事故状況  事故が起きた当時の作業のミスや事実を客観的に説明
  3. 事故原因  現場の勘違いや確認不足等
  4. 防止策   原因を解決できる内容を考え出す

これらをまとめて書くのではなく、分類ごとに分けて書くことで状況が伝わりやすくなります。

② 荷主に説明する上で意識するポイント

一番大事なのは、伝えたいメッセージを意識して全体を構成することです。

例を挙げると、私の倉庫で誤出荷が多発していたとき、外箱にバーコードが付いていない商品が多くあり、その商品がスキャンによるチェックが出来ない為、目視でのチェックとなり、それが誤出荷の大きな原因となっていました。

荷主への説明の際に、バーコードチェックが誤出荷対策には必須であり、目視では絶対に0にはならないというメッセージを意識して伝えました。(事実ベースで目視の危険性を証明する、作業員の実際の声を届けるなど)

なぜこのメッセージを私が伝えたかったかというと、問題解決の為にそれが必要不可欠だったからです。この問題を解決するには、下記の2つの方法があります。

  1. 外箱の中身を開けて、商品自体についているバーコードをスキャンし、スキャンし終えた後に箱を閉じて出荷する
  2. 納入時からバーコードのついた状態にしてもらい、外箱のバーコードをスキャンする

1番の方法は作業負担が大きいので2番の方法をとる為に、バーコードを付けてもらえるように荷主へお願いをしました。ここでこのお願いを受理されるにはやはり荷主にバーコードの必要性を強く認識させる必要があります。結果として、すぐには荷主側も変更できないのでしばらくは1番の方法を取り、数か月後に2番の方法へ移行することができました。

この例のように最終的なゴール(メッセージ)の為に説明する内容を組み立てることが、報告書を作る際には重要になります。

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